La Fondation
Emplois
emploi à la Fondation Québec Philanthrope
Agent en soutien administratif
L’agent en soutien administratif relève de la direction générale et travaille en collaboration avec les autres secteurs de la Fondation.
• Effectuer les tâches liées à l’accueil physique des clients et visiteurs de la Fondation ainsi que de répondre aux demandes téléphoniques, de prendre les messages et de les rediriger au personnel de la Fondation;
• Apporter un soutien aux opérations et dans certaines tâches du personnel de la Fondation;
• Effectuer des entrées dans la base de données;
• Produire et recevoir de la correspondance; effectuer des fusions de lettres pour envoi massif auprès des clients; faire la mise en enveloppe et timbrer;
• Mettre à jour les dossiers, numériser les documents officiels et en effectuer le classement dans le pare-feu et dans le dossier informatique de la Fondation;
• Soutenir la personne en charge des réunions d’affaires et des réunions des différents Comités de la Fondation;
• Produire à l’occasion, diverses lettres ou documents nécessaires à la direction générale ou son adjointe;
• Effectuer les diverses commandes de papeterie/matériel et en tenir l’inventaire;
• Effectuer les appels de services auprès des différents gestionnaires (immeuble, matériel informatique, nettoyage, etc.);
• Maintenir à jour le manuel d’utilisation des équipements (téléphone, imprimante, timbreuse -gestion des paiements des timbres, gestion du branchement pour conférences par ZOOM);
• Effectuer la gestion du système d’alarme central, sous la supervision d’un membre du personnel de la Fondation;
• Effectuer la gestion du calendrier des opérations de la Fondation;
• Effectuer la gestion et la mise à jour des différentes boîtes courriel génériques;
• Effectuer la supervision des bénévoles lors de leur présence à la Fondation;
• À la demande de la direction générale, effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec son champ de compétences
Qualité et compétences requises
• Attitude positive et courtoise à l’égard des clients et visiteurs;
• Excellent sens de l’organisation;
• Flexibilité et autonomie;
• Aptitudes pour la communication et le travail d’équipe;
• Rigueur, autonomie et capacité de jugement;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Fiabilité et sens des responsabilités;
• Aimer les tâches variées.
Compétences professionnelles
• Formation en technique administrative (ou tout autre équivalent);
• Grande aisance avec la technologie de l’information (TI);
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office, en particulier Outlook;
• Maîtrise d’un logiciel comptable, un atout;
• Maîtrise de la gestion de la téléphonie et prise de rendez-vous;
• Connaissance du logiciel ProDon, un atout;
• Bonne capacité relationnelle et diplomatie (accueil et téléphone);
• Capacité de travailler en équipe;
• Très bon français tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Anglais écrit et parlé, un atout. .
Expériences requises
• Expérience comme agent ou agente à l’accueil;
• Expérience en bureautique et administration;
• Expérience au sein d’une équipe multidisciplinaire ou dans un environnement de travail; communautaire, un atout.
Condition de travail
• Salaire : basé selon les politiques en vigueur;
• Poste : temps plein régulier de 35 heures par semaine avec disponibilité aux événements spéciaux;
• Date d’entrée en fonction : dès que possible.
L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. Action Compétence et ses clients pratiquent l’équité en matière d’emploi.
Nous vous invitons à soumettre votre candidature sur notre site. Pour plus d’information, communiquer avec Marianne Dionne au 418-999-5898 ou à [email protected] Veuillez prendre note que seules les candidatures sélectionnées seront contactées. Action Compétence et ses clients pratiquent l’équité en matière d’emploi.
Pour de l’information ou une candidature spontanée : Communiquez avec Mme Karen Bouchard, Directrice générale, par téléphone au 418-521-6664, poste 222 ou par courriel à [email protected]
La Fondation accueille aussi des stagiaires dans différents domaines afin qu’ils puissent parfaire leurs connaissances.